Näin monta tuntia henkilöstömatkalla on oltava virallista osuutta, jotta työntekijöille ei koidu veroseuraamuksia

Henkilöstömatkojen kanssa on syytä olla tarkkana, jotta työntekijöille ei koidu veroseuraamuksia ja matkan saa vähentää verotuksessa. Palkintomatkat on käsiteltävä verotettavana tulona.

Henkilöstömatka on mitä mainioin tapa tarjota työntekijöille irtiotto arjesta ja sitouttaa heidät yritykseen. Se on loistava kevätkauden päätös tai syksyn aloitus, ja matka voi suuntautua niin kotimaahan kuin ulkomaillekin. Aktiviteeteiksi tarvita välttämättä mitään kummempaa – monesti pelkkä maisemanvaihdos ja yhdessäolo saavat väen innostumaan.

Mutta millainen reissu on työntekijöille verovapaa ja yritykselle verovähennyskelpoinen? Verohallinnon johtavan veroasiantuntijan Tero Määtän mukaan yleisperiaate on, että jos matka liittyy työhön ja työtehtäviin, reissu ei tuota työntekijöille veroseuraamuksia ja matkan kulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia.

Virallista osuutta noin puolet päivästä

Jotta matkan voidaan osoittaa liittyvän työhön, täytyy ohjelmassa olla riittävästi virallista osuutta.

”Virallista osuutta on syytä olla päivisin noin 3–4 tuntia. Epävirallista eli virkistystyyppistä ohjelmaa voi olla loput työpäivästä. Tällöin reissu lukeutuu verovapaaksi matkaksi”, Määttä linjaa.

Virallista osuutta vahvistavat dokumentit on syytä säilyttää. Materiaali voi olla esimerkiksi reissuohjelma ja osallistujaluettelo. Matkakirjanpito on tärkeää myös yrityksen taloushallinnon kannalta, jotta he osaavat kirjata matkan oikein.

”Aihe ollut ongelma pitkään”

Verohallinnon Määttä on törmännyt vuosien varrella muun muassa tapaukseen, jossa viikon Aasian-reissulla ei ollut virallista ohjelmaa kuin parina päivänä. Matka käsiteltiin niin, että siitä puolet oli työntekijöille verotettavaa tuloa ja puolet verovapaata. Joskus yrityksen viikonloppureissun virallinen osuus on ollut ainoastaan toimitusjohtajan vartin mittainen puhe bussimatkan aikana.

”Vaikka käytännöt eivät ole muuttuneet vuosikausiin, aihe on ollut ongelma verotuksessa jo pitkään. Verotarkastuksissa näitä selvitetään jatkuvasti”, Määttä kertoo.

”Isommilla yrityksillä asiat ovat yleensä kunnossa, mutta ongelmia näkyy pienillä firmoilla. Näiden kanssa on syytä olla tarkkana, sillä tarkan verotarkastajan vierailu saattaa johtaa veroseuraamuksiin.”

Palkintomatkat verotettavaa tuloa

Palkintomatkat poikkeavat henkilöstömatkoista. Jos työntekijät viedään katsomaan formulakisoja, eikä ohjelmassa ole lainkaan työhön liittyvää virallista osuutta, palkintoa tulisi käsitellä työntekijän palkkana eli verotettavana tulona.

”Työnantajan tulisi tällöin lisätä palkinnon arvo verotettaviin tuloihin ja toimittaa siitä ennakonpidätys”, Määttä kertoo.

Jos palkintomatka toteutuu loppuvuodesta eikä sitä ehditä laittaa kyseisen vuoden verotuslaskelmaan, tulee ennakonpidätys hoitaa viipymättä seuraavana vuonna. Palkintomatkojen kulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia.

Soita meille!